Kur tu dėsi kablelį?
Šią savaitę nugirdau vieną pokalbį populiarioje kavinėje apie 16:30 į pavakarę.
– Gal pasidarome zoom callą ryt ryte ir greičiau nuspręsim, kaip čia pasielgti su tuo klientu. Pakviesk T., K., ir S., žinai 5 galvos geriau nei 2.
Ir iškart mintimis nušokau į bet kurio iš T., K., ir S., kalendorių, kur jau ir taip visko daug, bet netikėtai įkrenta rytinis 8:30 meetas, nes buvo dar čia toks tarpelis, tai paėmėm, vis tiek neilgai, tik 15 min.
Pažįstama situacija? Man taip, ir tikiu, kad ne tik man. Kiek iš tikro turime tokių 15 min. susiskambinimų per dieną, kurie perauga į valandinius, o dar kiek turime tu tikrų valandinių, strateginių ar kitokių sesijų. Šimtais per mėnesį. Po covid įsisuko dar viena pandemija, tik ne ligas neša, o sumaištį ir atima iš mūsų laiką, kai tiesiog dirbame. Susirenkame, kad nuspręstume dėl ko susirinkome pakalbėti.
O ką tai reiškia organizacijoms? Susirinkimas iš 5 dalyvių, nors ir trunka valandą laiko, bet tai yra 5 valandos įmonės darbuotojų laiko. Mano manymu, jei klausimas ne itin svarbus, gal kiek per daug. Išlaidų neskaičiuoju, nes kiekvienas galite greit sudėti savąsias pagal savo algas.
Kas dabar vyksta mūsų darbotvarkėse? Mes po vieno, antro, trečio susitikimo, arba tiksliau jų metu ar tarpuose tarp jų stengiamės atlikti vieną ar kitą užduotį. Koncentracijos nėra, fokusas pamestas, galva kvadratinė, bet ar sprendžiu tikrus, į progresą vedančius klausimus, lieka tikra abejonė. Dienos gale atrodo jau kaip ir laikas namo, o tada supranti, kad nieko dar nepadarei, ką buvai suplanavęs. Vadovai per dieną susirinkimuose per dieną praleidžia nei daug, nei mažai – pusę dienos. Tad, jei susirinkimas toks, kuriame manęs net nereikėjo, arba dariau kažką kitą, gal verta pagaliau pasidaryti peržiūrą.
Shopify prieš kurį laiką paskelbė, kad atsisako susirinkimų. Mato, kad jie yra laiko vagys ir klausimus galima spręsti kitais būdais, nes žmonėms reikia dirbti ne tik vakarais, bet ir dienomis (juk dirbi ir tu vakare?). Aš nesu visiška jų atsisakymo šalininkė, bet kad reikia jų higienos tai tikrai. O nuo ko gi pradėti?
- Jei susirinkimo metu jaučiu, kad turiu laiko panaršyti internete, arba atsakyti į vieną kitą email‘ą, gal laikas patvirtinti, kad man čia ne vieta. Surask būdą, kaip gali prisidėti vertinga informacija ir ją pateikti, ypač tada, kad jei reikalinga tik tavo pozicija, nuomonė, vienu ar kitu klausimu. Tu gali valdyti savo dalyvavimą susirinkimuose prisiimdamas atsakomybę.
- Gerbkime savo ir kitų žmonių kalendorius. Ryto susitikimų neįdėkime kitiems iš vakaro ar naktį. Apskritai, komandų viduje susitarkime, kokiu laiku darome susirinkimus, kada nedarome, prieš kiek laiko kviečiame į juos ir pan. Sveika susitarti, kokį laiką organizacijoje padarome apskritai be susirinkimų.
- Pradėkime ir baikime laiku. Auksinė ir nepaprastai svarbi organizacinės kultūros taisyklė. Pavėlavai, tavo bėda. Neišsprendėme klausimo, mūsų bėda – peržiūrėkime, kur pastrigome ir ką darysime kitą kartą kitaip.
- Turėkime aiškų susitikimo tikslą ir jį įsivardinkime susirinkimo pradžioje, kad nebūtume pasiklydę jo viduryje ar pabaigoje. Juk turime suprasti ir žinoti, dėl ko čia kalbamės ir kokį tikslą norime pasiekti.
- Susirinkimo fasilitavimui paskirkime asmenį, kuris mus sugrąžins prie susirinkimo esmės ir valdys jo laiką.Jei susirinkimą valdo visi, vadinasi nevaldo niekas.
- Kitus svarbius susirinkimo higienai skirtus aspektus peržvelgsiu su vadovais kovo 22 d. mokymuose “Aš – naujas vadovas, efektyvus vadovo startas”.
O aš, kaip šiandien, atsimenu susirinkimus su komanda, kai juose visi dalyvaudavome atsistoję. Dirbant tokiu principu sutrumpinome susirinkimo laiką ir tikrai daug efektyviau nagrinėdavome klausimas. Verta išbandyti šią praktiką, jei turime ilgus, grandiozinius pirmadienius susirinkimus.
Ir žinai ką, juk kaip tik šiandien ir yra tas pirmadienis nuo kurio ir galime pradėti.
